Circular: 002-DES/2021
Área: Despacho de la Secretaria
Asunto: Procedimiento para Transferencia Primaria al Archivo de Concentración
Lugar: Guadalupe, Zac.
Fecha: 23 de febrero de 2021

CC. Subsecretarias, Subsecretarios, Directoras, Directores,
Coordinadoras, Coordinadores, Jefas y Jefes de Departamento
Presentes

Con fundamento en los Artículos 2, 6, 28, 31 y 32 de la Ley de Archivos del Estado de Zacatecas en los que se señalan los objetivos de esta Ley; la Gestión Documental y Administración de Archivos; las funciones de la Coordinación de Archivos y la función de las Áreas Operativas respecto al Archivo de Trámite, respectivamente.
Se da a conocer el procedimiento para realizar la Transferencia Primaria al Archivo de Concentración con la finalidad de dar cumplimiento a la normatividad, considerando lo siguiente:

I. Los Responsables del Archivo de Trámite deberán gestionar mediante oficio la autorización de Transferencia Primaria (traspaso al archivo de concentración), ante la Dirección de Gestión de Archivos y Atención de Auditorías.
II. Los Responsables del Archivo de Trámite llenarán el formato de Relación de Guarda de Expedientes (Anexo F-GE), considerando llenar un formato para cada caja.
III. Las cajas que se transfieran al Archivo de Concentración deberán estar debidamente identificadas con la Carátula (Anexo F-CAT), con la finalidad de identificar el archivo en resguardo.
IV. Las cajas de archivo que sean utilizadas para la guarda de los expedientes, deberán estar en buen estado: de lo contrario será motivo para no autorizar su guarda.
V. Únicamente se enviará al Archivo de Concentración, la documentación semiactiva, es decir, documentación que sirva como material de consulta posterior y que por disposición legal tenga que conservarse por u tiempo determinado.
VI. Todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes, deberán ir foliados en la esquina superior derecha de la hoja.
VII. Revisar y asegurarse que los expedientes se conformen de documentos originales y en caso de ser copias, que sólo contenga un tanto de cada documento con el fin de evitar acumulación innecesaria.
VIII. Las áreas productoras deberán presentar las cajas sin sellar (abiertas) con el propósito de facilitar su revisión.
IX. La documentación que se envíe al Archivo de Concentración deberá estar clasificada y expurgada (libre de clips, broches baco, grapas, etc.) y ordenada.
X. Los expedientes no deberán llevar documentación ajena a la actividad propia de área productora (folletos, catálogos, artículos personales, revistas, etc.).
XI. En caso de existir expedientes que deban permanecer en el Archivo de Trámite, el área productora debe elaborar y enviar la justificación correspondiente al responsable del Archivo de Concentración.
XII. Una vez entregada, revisada y autorizada la Transferencia Primaria, se firmará el Acta de Entrega del proceso en mención la cual será elaborada por la Dirección de Gestión de Archivos y Atención de Auditorías.

Para cualquier duda o aclaración respecto al presente procedimiento, comunicarse a las extensiones 5604 y 5605.
Sin otro particular por el momento, me despido cordialmente y ratifico mis mejores consideraciones.


Atentamente
Mtra. María de Lourdes de la Rosa Vázquez
Secretaria de Educación del Estado de Zacatecas